Своїми порадами з нами поділилась Лора Мей Мартін, Виконавчий радник з продуктивності Google.
Два роки тому, коли багато з нас були кинуті на віддалену роботу, через COVID-19 та зараз коли в України йде війна – питання продуктивності робочого процесу стає дуже актуальним. Тепер, коли частина зі співробітників повертаються до офісу або готуються до цього незабаром, хотілось поговорити про кілька способів, як ми можемо продуктивно перейти до (ще одного) нового (е, може, старого?) робочого середовища, де деякі з нас можуть працювати зараз, або до більш наразі популярного – гібридного робочого середовища.
Ось мої 10 найкращих порад щодо продуктивності в гібридному робочому середовищі:
- Переконайтеся, що люди знають, де ви знаходитесь . Ніщо не кричить про неефективність більше, ніж сотні електронних листів і календарних запрошень (і запрошень змін), де кожен намагається зрозуміти, хто де, коли і в які дні. Позбавтеся від здогад, встановивши своє робоче місце та робочий час у Календарі, а також відповісти на зустрічі з вашим місцезнаходженням .
- Додайте інші обов’язки до Календаря Google. У вас є час на дорогу? Висадка зі школи? Переїзд в інший офісний кампус опівдні? Додайте його до свого календаря зараз; розгляньте можливість створення цих заходів ТОВ, щоб вони автоматично відхилялися, якщо вони заплановані.
- Оптимізуйте свій календар для підключення та фокусування. Велика ймовірність, що вам буде легше зосередитися вдома або на робочому місці. Розглядаючи доступні для вас гібридні варіанти роботи, подумайте про те, де ви хочете зробити найкращу зосереджену роботу, і внесіть це у свій календар. Де б це не відбувалося, мінімізуйте відволікаючі фактори (виключайте сповіщення, використовуйте навушники з шумозаглушенням) і заплануйте час фокусування у своєму календарі, щоб колеги знали, що ви на голові.
- Зберігайте свої «гарячі точки» і «не точки». Наш мозок створює асоціації з видами, звуками та запахами місць, і коли ми регулярно виконуємо діяльність в одному і тому ж місці, йому легше «потрапити в зону» кожного разу, коли ми повертаємося в те саме місце. Тримайте «гарячі точки» у вашому домі та на роботі, де ви робите певні речі. « Я завжди кодую за своїм столом», « Я завжди відповідаю на електронні листи клієнтів із цього кафе в моїй будівлі», « Я завжди сиджу на ґанку, щоб читати новини галузі.Ваш мозок буде пов’язувати ці точки з цими речами і полегшить перемикання між завданнями. Аналогічно, бережіть свої «не місця» — місця, де ви НІКОЛИ не працюєте. Якщо ви ніколи не працювали в такому місці, як ваша спальня, там легко розслабитися, тому що ваш мозок асоціює це лише з розслабленням.
- Групуйте зустрічі за типом, змістом і місцем, де це можливо. Багато людей думають про свій графік, як про головоломку: « Звісно, де б ви не знайшли 30-хвилинний проміжок, додайте туди зустріч!» Але ваша енергія та зосередженість змінюються (і кидають виклик), коли ви переходите від однієї зустрічі до мозкового штурму до реєстрації проекту… список можна продовжувати й продовжувати. Будьте уважні до того, коли ви проводите зустрічі якомога частіше. Групові зустрічі подібних за типом і тематикою, особливо з огляду на нове різноманіття місць. Тематикайте свої дні та мінімізуйте перемикання тем і типів зустрічей. Зателефонуйте у вівторок у свій « Проект А” день і місце роботи та зустрічей для цього проекту в цей день. Якщо в середу вранці відбудеться зустріч персоналу вашого менеджера, заблокуйте час після цього, щоб перейти до оновлень і за потреби передати інформацію вашій команді.
6. Вбудуйте деякі речі, які відбуваються щодня . Щоб надати собі певну послідовність, спробуйте знайти 1-3 речі, які ви робите щодня, незалежно від того, де ви працюєте. Якщо ви їдете на роботу з 8:15 до 9 ранку в офіс і слухаєте аудіокнигу, вирушайте на прогулянку і слухайте свою книгу в цей же період часу. Якщо ви завжди гуляєте вдома після обіду, робіть це і на роботі. Завжди випити післяобідню каву в офісі? Приготуйте собі латте вдома. Ці сигнали допомагають вам підтримувати рух і зробити його постійним «робочим днем», де б ви не знаходилися.
7. Складайте щоденний план щовечора . На початку пандемії я побачив сплеск використання ресурсів планування. Люди звикли щоранку «з’являтися» в офісі, а потім вирішувати, що робити зі своїм часом. Робота з дому вимагала, щоб люди точно розуміли, що вони роблять і коли. Цей тип планування все ще важливий, оскільки ви переходите назад і вперед до різних робочих середовищ з різними типами графіків. Заповніть щоденний план *напередодні ввечері*, щоб максимально використати наступний день. Те, що ви збираєтеся зробити, буде маринуватися під час сну, і ви підходите до дня зосереджено та свідомо.
8. Новий «сезон» робіт вимагає весняного прибирання. Новий графік роботи в офісі, як і Новий рік чи нова робота, — чудовий час для «весняного прибирання» вашого робочого життя. Чи потрібно вам продовжувати цю повторювану зустріч, яку ви влаштували два роки тому, щоб підтримувати зв’язок з людьми, яких ви зараз побачите в офісі? Чи повинна ваша команда зустрітися особисто в інший день, враховуючи місцезнаходження кожного? Вам потрібно полегшити свій графік, щоб приділити більше часу для подорожей?
9. Запишіть три речі, яких ви навчилися, працюючи вдома, і візьміть їх із собою. Робота вдома була часом відкриття для багатьох із нас. Давайте не втратимо ці ідеї, повертаючись до офісу. Можливо, ви зрозуміли, що найкраще працюєте після ранкового тренування, або що ви згорієте, якщо починаєте роботу до 9 ранку. Знайдіть хвилинку, щоб записати три речі, які ви навчилися, і включіть їх у свій новий графік.
10. Знайдіть час, щоб налаштуватися. Два роки тому ніхто й гадки не мав, що ми так довго будемо вдома. І за цей час багато з нас стали чудово працювати, працюючи віддалено. Інші зрозуміли, що точно хочуть повернутися в офіс. Незалежно від ваших уподобань, ми дарували один одному милість. Давайте цього разу зробимо те ж саме, коли багато хто з нас знову перейде, і продовжимо поширювати його на тих, хто залишиться віддаленим
Якщо ви бажаєте проконсультуватися чи спробувати щось з сервісів Google, надсилайте свої запити на info@wiseit.com.ua або залиште повідомлення у чаті на нашому сайті wiseit.com.ua – ми обов’язково зв’яжемось!