Google Workspace: переосмислення фізичних просторів для продуктивного зв’язку в команді

Мішель Кауфманн, директор відділу досліджень і розвитку нерухомості Google
Джерело: workspace.google.com

Моя команда в Google розробляє робочі місця, які залишаються функціональними та яскравими протягом багатьох років, незважаючи на те, що наші способи спілкування та роботи продовжують розвиватися. Розробляючи перший кампус, побудований Google, ми зосередилися на створенні простору, який забезпечує все, від подій до соціалізації та навчання. Потрібно було вирішити низку проблем, як-от забезпечити тихий простір для індивідуальної зосередженості, а також забезпечити наявність місць для співпраці з колегами, з якими ви працюєте, але не сидите поруч. Мета полягала в тому, щоб знайти гнучкі просторові рішення, які можна адаптувати до змін наших потреб.

Переосмислення перетину фізичного та цифрового

Звичайно, дизайн і планування офісу — це не єдине, що потребує еволюції. Нам також потрібно змінити нашу концепцію самого робочого місця. Нові моделі роботи вимагають, щоб організації визначали робоче місце як щось, що виходить за межі чотирьох стін офісної будівлі. Співробітники повинні мати можливість спілкуватися зі своїми колегами в іншому місті так само легко, як і з тими, хто сидить поруч з ними, завдяки цифровим інструментам, які дозволяють спілкуватися та співпрацювати як у реальному часі, так і в різний час.

Нова ера гібридної роботи має бездоганно поєднувати фізичний і цифровий робочий простір. У Google ми віримо в енергію спільного перебування в одному фізичному просторі, але ми також значною мірою покладаємося на наші цифрові інструменти з гнучким підходом, який максимізує творчість, продуктивність, зв’язок і добробут. Наші команди покладаються на Google Workspace, щоб підключатися, створювати та співпрацювати будь-де; він забезпечує єдине інтегроване рішення для Gmail, Chat, Spaces, Google Meet, Документів, Таблиць, Презентацій тощо. Оскільки норми на робочому місці продовжують розвиватися, кмітливі бізнес-лідери поєднуватимуть цифрові рішення, такі як Workspace, із фізичними рішеннями, щоб задовольнити потреби своїх працівників і допомогти їм відчувати зв’язок незалежно від того, де вони працюють.

Офіс як центр для співпраці та зв’язку

У Google та в будь якій іншій організації очевидно, що сучасні працівники з більшою свідомістю підходять до часу, проведеного в офісі. Дослідження показують, що зв’язок і співпраця є головними мотиваторами для вибору роботи в офісі. Офіси, які перетворюються на соціальні центри та центри співпраці, необхідні для створення середовища, у якому люди хочуть працювати.

Проаналізувавши дослідження з минулого десятиріччя ми виявили, що працівники Google працюють найкраще, коли вони фізично поруч із колегами, з якими вони найчастіше працюють: не лише зі своїми безпосередніми членами команди, але й із колегами з сусідніх команд. Це те, що ми називаємо їхніми «районами». Ми виявили, що коли співробітники розподіляються між двома будівлями, навіть якщо вони знаходяться поруч, вони почуваються менш зв’язаними та втрачають випадкові зіткнення та органічні зв’язки. З нашими новими кампусами Bay View і Charleston East наш підхід полягав у підтримці людей та команд під одним дахом для відчуття спільності та приналежності. Кампуси пропонують безліч типів просторів для спільної роботи на освітленому основному рівні: закриті конференц-зали, приміщення для спринту, зони для семінарів, кімнати відпочинку та різні внутрішні двори для підтримки будь-якого стилю співпраці.

Дизайн простору вашої команди допомагає зберегти глибоку індивідуальну зосередженість, а також сприяє легкій органічній співпраці. Надання співробітникам низки комфортних приміщень для команди для зустрічей будь-якого розміру може допомогти розвинути почуття приналежності та згуртування команди.

Також важливо, щоб люди мали доступ до тихого середовища, де вони могли б зосередитися на сольній роботі. Тим не менш, багато концепцій офісів мають єдиний простір як для активної співпраці, так і для одноосібної роботи. Це відволікає увагу та впливає на співпрацю. Я рекомендую налаштовувати зони фокусування окремо від просторів для співпраці, щоб усі види роботи відбувалися без проблем.

Поєднання фізичного та цифрового досвіду

Надання інструментів, які забезпечують стабільну роботу співробітників у будь-якому місці та у будь-який час, може скоротити розрив між командами, незалежно від того, звідки вони працюють. Співробітникам також потрібні інструменти, які допомагають їм виконувати свою роботу. Ключовим моментом є можливість легкого перемикання між програмами та швидкого доступу до інформації з будь-якого пристрою. Створення виділеного простору для спільних проектів – це один із способів надати розподіленим командам центральний вузол для пошуку та обміну файлами між додатками, призначення завдань, мозкового штурму та надання відгуків у будь-який час із постійним записом усіх взаємодій. Так само можливість швидко переключитися на дзвінок Meet з Gmail, Chat або Docs гарантує, що вони не втратять імпульс при спільній роботі з будь-якого місця.

Співпраця працює найкраще, коли співробітники можуть бачити та бути видимими, а також чути та бути почутими в будь-якому проекті. Однак це не завжди легко, коли співавтори знаходяться в різних місцях. Більшість людей знають, що таке конференц-дзвінок із занадто сильним фоновим шумом. Програмне забезпечення для зустрічей із можливостями шумозаглушення пом’якшує ці проблеми, посилюючи голоси та автоматично виявляючи й обмежуючи відволікаючі звуки. Такі інструменти цифрової дошки, як Jamboard, дозволяють усім членам команди брати участь ніби вони в одній кімнаті. Коли на відстані важко зібрати всіх на одну сторінку, команди можуть заощадити час за допомогою створення порядку денного та нотаток безпосередньо в запрошеннях на нараду, тоді як підсумки документів, шаблони та контекстна інформація на основі штучного інтелекту пришвидшують роботу, щоб вони могли ефективніше приступати до роботи.

Google Workspace також працює над покращенням і розвитком нових цифрових інструментів для захоплюючого зв’язку з будь-якого місця. Spotlight доповідача в Slides розміщує відео доповідача безпосередньо у вмісті наради. А автоматичне кадрування відео в Meet центруватиме учасників на їхній відеоплитці та дозволить їм будь-коли змінювати положення. Ці функції допомагають згорнути межі між людьми, програмами та місцями.

Тримання співробітників в курсі подій

У зв’язку з тим, що робочі місця, стилі роботи, офісні норми та цифрові інструменти постійно змінюються, ми всі вчимося по ходу. Прогресивне навчання є ключем до майбутнього успіху. У Google ми підтримуємо відкриті канали зв’язку зі співробітниками, щоб задовольняти їхні потреби, що постійно змінюються, і навчатися разом. Ми створили сайт Google для того, щоб поділитися нашою дорожньою картою та прогресом, створити спеціальний простір, де співробітники можуть брати участь у розмові.

Також регулярно проводяться спільні зустрічі для інформування всіх про останні зміни в робочому середовищі, щоб співробітники були в курсі подій. Ці зустрічі можуть супроводжуватися мозковими штурмами, щоб зацікавити людей можливостями офісу та переконатися, що команди допомагають спільно створювати захоплююче нове майбутнє.

Робоче місце розвивається

Корисно пам’ятати, що те, що працює сьогодні, не обов’язково працюватиме через п’ять років, два роки чи навіть рік. Розмірковуючи про те, щоб робоче місце вийшло за межі чотирьох стін офісної будівлі, ви будете готові до будь-яких подій у майбутньому. 

Ми побачили, як віддалена робота дає співробітникам нову свободу, а особисте спілкування залишається незамінним, особливо для втілення інновацій і вирішення складних проблем. Ідеальне гібридне робоче середовище дозволить співробітникам в офісі легко співпрацювати та спілкуватися, а за межами офісу надасть їм інструменти, необхідні для того, щоб відчувати себе життєво важливою частиною команди. Коли фізичний і цифровий простори, які складають робочий простір, доповнюють один одного, співробітники почуваються щасливішими, потрібними і краще підготовленими до спільної роботи.